Du er her: Forsiden >> Om udvalget >> Forretningsorden

Nordsjællandsudvalgtes forretningsorden - December 2023

At arbejde i overensstemmelse med klubbens love og består af 3-7 medlemmer.

Udvalgsmedlemmet vælges på medlemsmødet først i november for en periode for 3 år. For kontinuitetens skyld sker valg i en turnusordning, så ikke alle udvalgsmedlemmer er på valg samtidig.       

Udvalgsmøder afholdes ved formandens foranledning ca. 6 gange årligt. Datoerne tilstræbes fastlagt fra møde til møde. På udvalgsmøderne følges en dagsorden, der som minimum indeholder følgende punkter:

• Godkendelse af sidste mødes referat
• Orientering om modtagne og afsendte skrivelser og andet, der er sket siden sidst
• Orientering om kassebeholdningens størrelse 
• Fastlæggelse af næste møde 
• Stof, der skal sendes til Gravhunden
• Evt.

Specielle/yderligere punkt/-er til dagsordenen sendes til formanden senest en uge før udvalgsmødet.

Udvalgsmedlemmer kan overfor formanden fremsætte forslag om indkaldelse af ekstraordinært udvalgsmøde med angivelse af det / de emner, der ønskes behandlet.

Intet udvalgsmedlem kan træffe afgørelse i udvalgsanliggender, medmindre vedkommende er bemyndiget hertil af udvalget, dog kan formanden træffe nødvendige beslutninger i uopsættelige sager. Sager, der skønnes at have hastende karakter, kan afgøres på telefon af udvalgsmedlemmerne, såfremt der er enighed herom. Såfremt ét udvalgsmedlem ønsker sagen drøftet, skal dette ske på førstkommende udvalgsmøde.

I den forbindelse fastlægges følgende funktionsprincipper for udvalgets poster:

Formanden: Har den øverste daglige ledelse af udvalgets arbejde i enhver henseende. Udvalget tegnes af formanden. Modtager klubbens /udvalgets korrespondance, hvor andet ikke er fastlagt eller aftalt. I tilfælde af stemmelighed ved afstemning, er formandens stemme afgørende. I uopsættelige sager træffes afgørelse i samråd med formanden.

Næstformand: Varetager formandens opgaver ved dennes fravær i tilfælde af sygdom eller lignende.

Kassereren: Ansvarlig for udvalgets regnskab overfor klubben, varetager regnskabet og udarbejder budgetoverslag. Ved udvalgets prøver har kassereren ansvaret for regnskabsførelse og indsender alle dertil hørende regnskabsmæssige papirer og bilag til klubbens kasserer. Indsender udfyldte skemaer og kataloger efter prøverne til rette person i klubben samt returnerer overskydende præmier til klubben.

Sekretæren: Fører referat på udvalgsmøderne, sørger for at det bliver sendt til udvalgsmedlemmerne senest 14 dage efter mødet. Indsender udvalgsstof til Gravhunden og ajourfører den ”blå side” efter ændringer i Udvalgtes sammensætning og ansvarsområder. Står for den skriftlige korrespondance til Gravhundens redaktør.  

Øvrige udvalgsmedlemmer: Opgaver, der vedrører udvalgets drift fordeles blandt de øvrige udvalgsmedlemmer.

Suppleant/-er: Valgperioden er 1 år og valg foregår på det årlige medlemsmøde i november. Genvalg kan finde sted. Der kan vælges op til 2 suppleanter pr. år. Vælges mere end 1 suppleant, skal det præciseres, hvem der er første suppleant. 

Udvalget beslutter om suppleantens eventuelle indtræden/indkaldelse til et udvalgsmøde eller udvalget. Ved indkaldelse af suppleant til udvalget, hvis et udvalgsmedlem er forhindret i at varetage sit hverv, indtræder denne i det afgående udvalgsmedlems valgturnus. Hvis udvalget vælger at invitere suppleanten/-erne med til et udvalgsmøde har han/hun IKKE stemmeret. Han/hun har ret til at deltage i diskussionen, men IKKE i beslutningsprocessen. Referatet fra udvalgsmøderne sendes også til suppleanten/-erne.

Info om suppleant/-er findes i bladet Gravhunden med navns nævnelse i referatet fra det årlige medlemsmøde. Yderligere info med billede og div. kontaktinfo finder ikke sted.

Medlemsmøde

Ved medlemsmødet, der holdes i slutningen af oktober/ starten af november, kan Udvalget foreslå, at det fortsætter som et 6 personers udvalg og derfor ikke behøver flere nye medlemmer ind i udvalget. Bliver, der stemt ja til forslaget, fortsætter de siddende medlemmer for den periode, de er valgt for i turnusordningen. Er der medlemmer, der er på valg, skal det fremgå, om de ønsker genvalg, og der skal spørges, om der er andre, der ønsker at stille op. På medlemsmødet kan der også stilles forslag om, at udvalget ønsker et 5-mands udvalg. Det vil sige, at hvis et medlem udgår efter naturlig afgang, behøver der ikke vælges nye medlemmer.